6 ขั้นตอนเพื่อการมอบหมายที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

DIY ไม่ควรเป็น MO ของ CEO

6 ขั้นตอนเพื่อการมอบหมายที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

การมอบหมายเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้มั่นใจว่างานต่างๆ เสร็จลุล่วงโดยใช้เวลาน้อยลง และยังช่วยเพิ่มขีดความสามารถของทีมอีกด้วย น่าเสียดายที่ผู้จัดการจำนวนมากไม่ใส่ใจกับกระบวนการมอบหมายงานมากพอ ดังนั้นจึงล้มเหลวในการเก็บเกี่ยวผลประโยชน์ คุณเป็นตัวแทนที่ประสบความสำเร็จหรือไม่?



มีหกขั้นตอนในการมอบหมายงานให้สำเร็จ ปัญหาคือผู้จัดการส่วนใหญ่ทำเพียงหนึ่งหรือสองอย่างเท่านั้น และเมื่องานไม่เสร็จจนเป็นที่พอใจ ให้บ่นว่าพนักงานของพวกเขาไม่ดีพอที่จะทำงานให้เสร็จได้

ในฐานะโค้ช ฉันเคยเห็นผู้บริหารจำนวนมากจากบริษัทต่างๆ ทำเช่นนี้ ได้ผลลัพธ์ที่โดดเด่นจากการมอบหมายความต้องการตามสูตร เมื่อเข้าใจสูตรนี้แล้ว จึงยุติธรรมที่จะประเมินว่าคุณมีคนที่เหมาะสมกับงานนี้หรือไม่ ข่าวดีก็คือพนักงานไม่ค่อยมีปัญหา ง่ายกว่าและถูกกว่ามากสำหรับผู้จัดการในการเรียนรู้แนวทางใหม่ มากกว่าการเปลี่ยนพนักงาน



ต่อไปนี้เป็นหกขั้นตอนที่คุณควรดำเนินการเมื่อมอบหมาย:



1. เตรียม

พนักงานไม่สามารถส่งมอบผลลัพธ์ที่มีคุณภาพได้หากงานที่ได้รับมอบหมายไม่ได้รับการพิจารณาอย่างเต็มที่ หรือหากความคาดหวังยังคงเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ใช้เวลาและพัฒนาวินัยในการกำหนดสิ่งที่คุณต้องการอย่างแท้จริง การป้องกันหนึ่งออนซ์มีค่ารักษาหนึ่งปอนด์

2. มอบหมาย



เมื่อคุณใช้เวลาในการทำแผนที่ว่าคุณต้องการอะไร คุณจำเป็นต้องถ่ายทอดข้อมูลนั้นให้พนักงานของคุณทราบ อย่าลืมใส่ข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับเวลา งบประมาณ และบริบท และตั้งความคาดหวังสำหรับการสื่อสารและการอัปเดต รวมถึงความถี่ เนื้อหา และรูปแบบ

3. ยืนยันความเข้าใจ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดประการหนึ่งในการมอบสิทธิ์คือการสมมติว่าพนักงานเข้าใจสิ่งที่คุณต้องการ มากกว่าที่จะทำให้แน่ใจว่าพวกเขาทำ การยืนยันความเข้าใจใช้เวลาประมาณ 60 วินาที แต่เป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดของความสำเร็จหรือความล้มเหลว



วิธีที่ดีที่สุดในการยืนยันความเข้าใจคือการขอให้พนักงานถอดความคำขอหรืองานที่มอบหมายด้วยคำพูดของตนเอง หากคุณรู้สึกไม่สบายใจที่จะทำอย่างนั้น (ผู้จัดการหลายคนมักจะรู้สึกถูกว่าฟังดูเหมือนครูอนุบาล) อย่างน้อยที่สุดคุณควรถามคำถามเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานเข้าใจทุกแง่มุมของสิ่งที่จำเป็น

4. ยืนยันคำมั่นสัญญา

นี่เป็นอีกส่วนหนึ่งของกระบวนการมอบหมายงานที่ผู้จัดการส่วนใหญ่ข้ามไป พวกเขามักจะคิดว่าพนักงานยอมรับงานที่ได้รับมอบหมาย ส่วนที่สำคัญที่สุดของการแข่งขันวิ่งผลัดคือการมอบกระบองให้นักวิ่งคนต่อไป นักวิ่งใช้เวลาอย่างมากในการเรียนรู้ทักษะนี้ ไม่น่าจะต่างกันในที่ทำงาน ความมุ่งมั่นหมายถึงการทำให้แน่ใจว่าคุณได้ส่งมอบกระบองสำเร็จแล้ว

ยืนยันว่าพนักงานมุ่งมั่นที่จะบรรลุผลตามที่คาดหวัง และต่อกระบวนการที่กำหนดไว้ (รวมถึงกำหนดการ งบประมาณ และเครื่องมือ) และเป้าหมายโดยรวมของพวกเขาสำหรับงานนั้นสอดคล้องกับเป้าหมายของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาตระหนักถึงผลที่ตามมา (สำหรับบริษัทและสำหรับตนเอง) ที่อาจส่งผลหากพวกเขาล้มเหลวในการส่งมอบผลลัพธ์ที่ต้องการ

5. หลีกเลี่ยงการมอบหมายแบบย้อนกลับ

ผู้จัดการหลายคนทำงานหนักเกินไป บางครั้ง นี่เป็นเพราะพนักงานของพวกเขาสามารถมอบหมายงานได้ดีกว่าที่พวกเขาเป็น: ผู้จัดการมักจะจบลงที่งานที่พวกเขามอบหมายให้ผู้อื่นให้เสร็จลุล่วง เนื่องจากงานเหล่านั้นกลับอยู่ในจานของพวกเขา ฉันเรียกสิ่งนี้ว่าการมอบหมายแบบย้อนกลับ

ไม่จำเป็นเสมอไปที่ผู้จัดการจะต้องนำงานที่เขาหรือเธอมอบหมายกลับไปให้คนอื่น (หากจำเป็น อาจหมายความว่าใช้เวลาไม่เพียงพอในขั้นตอนการเตรียมการ และเวลานั้น ทรัพยากร หรือข้อจำกัดอื่นๆ ได้นำไปสู่ปัญหาที่คุณไม่คาดคิด)

หากพนักงานมาถึงทางตัน ให้ถือว่าเป็นโอกาสในการเรียนรู้ ฝึกพนักงานให้ผ่านมันไป โดยทำให้แน่ใจว่าเขามีทรัพยากรและความรู้ที่จำเป็นในการทำงานให้สำเร็จ ด้วยวิธีนี้ คุณจะยังคงมีอิสระในการจดจ่อกับสิ่งอื่น และพนักงานจะมีความพร้อมมากขึ้นในการทำงานที่คล้ายกันในอนาคต บรรทัดล่าง? อย่าเอางานกลับมา

6. ตรวจสอบความรับผิดชอบ

การสื่อสารสองทางเป็นส่วนสำคัญของการมอบหมาย การค้นหาในวันที่เสร็จสิ้นว่าการส่งมอบยังไม่เสร็จสมบูรณ์หรือได้ทำอย่างไม่น่าพอใจเป็นสถานการณ์ฝันร้ายของการมอบหมาย นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณมีความรับผิดชอบต่องานนี้

ความรับผิดชอบคือหัวใจสำคัญของกระบวนการมอบหมายงาน: หมายความว่าพนักงานกำลังสื่อสารกับคุณอย่างสม่ำเสมอเกี่ยวกับสถานะของสินค้าที่ส่งมอบและระยะเวลาในการจัดส่ง เพื่อไม่ให้เกิดความประหลาดใจในชั่วโมงที่สิบเอ็ด
กระบวนการมอบหมายจะเร็วขึ้นและคล่องตัวมากขึ้นเมื่อคุณทำมากขึ้น เมื่อคุณเชี่ยวชาญแล้ว มันจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของ DNA การจัดการของคุณและคุณจะได้รับผลลัพธ์ที่โดดเด่นอย่างต่อเนื่อง

–Michelle Randall เป็นโค้ชผู้บริหารและที่ปรึกษาด้านการจัดการ ตลอดทศวรรษที่ผ่านมา ลูกค้าของเธอได้รวมผู้บริหารระดับ Fortune 500 และผู้ประกอบการที่ฝ่าวงล้อมไปพร้อมกับทีมของพวกเขา ผู้แต่งหนังสือหลายเล่ม ใหม่ล่าสุดของ Michelle: Life Worth Living: A Practical Guide to Extreme Executive Effectiveness ออกมาในปลายเดือนนี้ ตามเธอไป @enrichingleader หรือสมัครรับจดหมายข่าวของเธอ ผลลัพธ์อย่างไม่หยุดยั้ง .

[ รูปภาพ: ผู้ใช้ Flickr Lou.Hadley ]