การตั้งค่า Gmail ที่มีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อ 12 แบบที่คุณไม่รู้ว่าคุณต้องการ

ทำให้ Gmail มีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าเดิมด้วยการตั้งค่าและการปรับเปลี่ยนขั้นสูงที่ไม่ยุ่งยากเหล่านี้

การตั้งค่า Gmail ที่มีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อ 12 แบบที่คุณไม่รู้ว่าคุณต้องการ

ทุกแอปที่มีคุณลักษณะหลากหลายมีส่วนแบ่งของการตั้งค่าที่มองข้ามไปได้ง่าย แต่ Gmail—ผู้ชาย โอ้ มนุษย์ Gmail มีเสมือน เขาวงกต ของตัวเลือกที่ประเมินค่าไม่ได้



พิจารณาสิ่งนี้: การตั้งค่าบางอย่างของ Gmail มีให้ใช้งานบนเว็บไซต์ Gmail เท่านั้น อื่นๆ อยู่ในแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่เท่านั้น—หรือบางครั้งอาจอยู่ในแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่เท่านั้น หนึ่งแพลตฟอร์มเฉพาะ . และการตั้งค่าอื่นๆ ของ Gmail ที่ขัดแย้งกันนั้นไม่สามารถพบได้ใน Gmail เลยด้วยซ้ำ (ใช่ จริงๆ แล้ว!)

ในทางปฏิบัติจำเป็นต้องมีการสำรวจซ้ำๆ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังใช้ประโยชน์จากทุกสิ่งที่ Gmail มีให้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากรายการของความเป็นไปได้มีวิวัฒนาการบ่อยครั้ง แต่ไม่ต้องห่วง—ฉันพร้อมให้ความช่วยเหลือ



ฉันได้ขุดและแยกการตั้งค่าที่เป็นประโยชน์มากที่สุด แต่ยังมองเห็นได้น้อยที่สุดของ Gmail หลายสิบรายการ พิจารณาแผนที่นี้ของคุณไปยังขุมทรัพย์ที่ฝังไว้ที่ดีที่สุดของบริการ ไม่จำเป็นต้องมีการรวบรวมข้อมูลในถ้ำเชิงเปรียบเทียบที่ยุ่งยาก

1. ให้ตัวเองมีพื้นที่เขียนมากขึ้น



สิ่งแรกเลย: หน้าต่างเขียนเริ่มต้นของ Gmail สำหรับอีเมลใหม่คือกล่องเล็กๆ ที่มุมล่างขวาของหน้าจอ คงจะดีถ้าคุณต้องการจับตาดูกล่องจดหมายของคุณฉันคิดว่า แต่ก็อาจทำให้เสียสมาธิได้เช่นกันเมื่อคุณต้องการจดจ่อกับสิ่งที่คุณกำลังเขียนจริงๆ

หากคุณพบว่าตัวเองชอบประสบการณ์การเขียนแบบเต็มหน้าจอมากกว่าบ่อยกว่า ให้เริ่มข้อความใหม่ในเว็บไซต์ Gmail แล้วคลิกไอคอนเมนูสามจุดที่มุมล่างขวาของข้อความ ดูตัวเลือกที่เรียกว่า Default to full screen? คลิกเลย จากนั้นปิดข้อความนั้นให้หมด เริ่ม อื่น ข้อความใหม่ และ . . .

555 ความหมายทางจิตวิญญาณ

หน้าต่างเขียนของ Gmail ในรูปแบบเต็มหน้าจอที่ไม่ค่อยมีใครรู้จัก



ทาดา! หน้าต่างเขียน Gmail ของคุณจะเปิดขึ้นด้านหน้าและตรงกลางเสมอ และใหญ่เท่าที่หน้าต่างเบราว์เซอร์ปัจจุบันของคุณอนุญาต และถ้าคุณต้องการย่อขนาดกลับเข้าไปในการตั้งค่าที่เล็กกว่านั้น คุณสามารถคลิกไอคอนที่มีลูกศรสองอันชี้เข้าด้านในที่มุมบนขวาของหน้าต่าง

2. ย้ายจากข้อความไปยังข้อความโดยไม่หยุด

คุณเป็นคนประเภทที่ส่งผ่านข้อความในกล่องขาเข้าของคุณทีละข้อความจนกว่าจะถึงจุดสิ้นสุดใช่หรือไม่ ถ้าใช่ ให้ดูการตั้งค่าการเลื่อนหน้าอัตโนมัติที่ซ่อนไว้ของ Gmail เมื่อคุณเปิดใช้งานแล้ว คุณจะถูกนำไปที่อีเมลถัดไปในรายการของคุณโดยอัตโนมัติ (หรืออีเมลก่อนหน้า หากคุณต้องการ) ทันทีที่คุณเก็บถาวรหรือลบการสนทนา แทนที่จะถูกนำกลับไปที่กล่องจดหมายของคุณ มักเกิดขึ้น

ในเวอร์ชันเดสก์ท็อปของ Gmail คุณต้องเปิดใช้งานตัวเลือกนี้ก่อนโดยไปที่แท็บขั้นสูงของพื้นที่การตั้งค่าหลักของเว็บไซต์ Gmail (ซึ่งคุณสามารถเข้าถึงได้โดยคลิกไอคอนรูปเฟืองที่มุมบนขวาของไซต์แล้วเลือกดู การตั้งค่าทั้งหมดในแผงที่ปรากฏขึ้น) หาบรรทัด Auto-advance คลิก Enable ข้างๆ แล้วคลิกปุ่ม Save Changes ที่ด้านล่างของหน้าจอ เมื่อเว็บไซต์โหลดซ้ำ คุณจะต้องไป กลับ ในการตั้งค่าของ Gmail และมองหาพื้นที่เลื่อนอัตโนมัติที่เพิ่งนำเสนอใหม่ภายในแท็บทั่วไปเพื่อกำหนดค่าวิธีการทำงานของตัวเลือกอย่างแน่นอน



ใน Android จะมีตัวเลือกอิสระแยกต่างหากในส่วนการตั้งค่าทั่วไปของการตั้งค่าแอป Gmail น่าเสียดายที่ไม่มีตัวเลือกดังกล่าวปรากฏบน iOS

3. อ่านเพิ่มเติมคลิกน้อยลง

เมื่อพูดถึงการอ่าน การตั้งค่า Gmail ที่ง่ายและมีประโยชน์มากที่สุดอย่างหนึ่งที่คุณสามารถเปลี่ยนได้คือตัวเลือกสำหรับขนาดหน้าสูงสุด ซึ่งอยู่ในแท็บทั่วไปของการตั้งค่าเว็บไซต์ Gmail

ตามค่าเริ่มต้น Gmail จะแสดงการสนทนาทางอีเมลเพียง 50 รายการในแต่ละหน้า และกำหนดให้คุณต้องคลิกไปยังหน้าถัดไปเพื่อดูข้อความเพิ่มเติม บางทีการตั้งค่าดังกล่าวอาจสมเหตุสมผลในสมัยก่อนของอินเทอร์เน็ตเมื่อแบนด์วิดท์อยู่ในระดับสูง แต่ในปัจจุบันนี้ การคลิกเพิ่มเติมทั้งหมดนั้นเป็นมากกว่าความไม่สะดวกเพียงเล็กน้อย

ดังนั้น ช่วยตัวเองด้วยการคลิกและมีสติด้วยการเปลี่ยนการตั้งค่านั้นจาก 50 เป็น 100 อย่าลืมคลิกปุ่มบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ด้านล่างของหน้าจอเมื่อคุณทำเสร็จแล้วเพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง

4. ใส่อีเมลของคุณกลับในลำดับที่เหมาะสม

หากคุณกำลังใช้อินเทอร์เฟซกล่องจดหมายแบบแท็บของ Gmail ซึ่งเป็นที่ที่ข้อความของคุณถูกจัดเรียงตามหมวดหมู่ต่างๆ เช่น โซเชียล โปรโมชัน และการอัปเดต คุณอาจสังเกตเห็นว่า Gmail มีนิสัยแปลก ๆ ที่หน้าโทรศัพท์ ด้วยเหตุผลบางอย่าง ในแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่เท่านั้น Gmail จะจัดเรียงข้อความในแท็บโปรโมชันใหม่เพื่อให้อีเมลที่เห็นว่ามีค่าสูงสุดอยู่ด้านบนสุด

ในทางปฏิบัติ หมายความว่าข้อความในหมวดหมู่นั้นมักจะแสดงตามลำดับเวลาโดยไม่มีการคล้องจองหรือเหตุผลที่ชัดเจนในการจัดลำดับ และบ่อยครั้งที่คุณมักจะเห็นข้อความเก่า ๆ ที่ด้านบน โดยมีอีเมลล่าสุดฝังอยู่ใต้ข้อความเหล่านั้น

คุณสามารถปิดการทำงานนั้นและคืนค่าลำดับให้กับกล่องจดหมายของคุณโดยสลับการตั้งค่าที่ฝังลึกในแอป Gmail สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ บน Android ให้เปิดการตั้งค่าของแอป แตะชื่อบัญชีของคุณ จากนั้นแตะหมวดหมู่กล่องจดหมาย แล้วมองหาตัวเลือก เปิดใช้งานการรวมกลุ่มอีเมลยอดนิยม ที่ด้านล่างสุดของหน้าจอที่ปรากฏขึ้น บน iOS ตัวเลือกเดียวกันนี้จะสูงกว่าหนึ่งขั้น ในหน้าจอการตั้งค่าที่ปรากฏขึ้นทันทีหลังจากที่คุณแตะชื่อบัญชีของคุณ

พลิกสวิตช์นั้นไปที่ตำแหน่งปิด เชื่อฉัน: คุณจะดีใจที่คุณทำ

5. ตั้งเวลาเลื่อนปลุกเริ่มต้นของคุณเอง

การงีบหลับเป็นหนึ่งในฟีเจอร์ของ Gmail ที่ฉันโปรดปราน แต่ก็เป็นหนึ่งในฟีเจอร์ที่สับสนที่สุดในการตั้งค่า เหตุผล: คุณสามารถปรับแต่งเวลาเริ่มต้นสำหรับการเลื่อนการเตือนอีเมลใน Gmail ได้จริง เช่น เวลาเช้า บ่าย และเย็นที่ปรากฏขึ้นตามค่าเริ่มต้นในตัวเลือกการเตือนทีหลังด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว แต่การตั้งค่าสำหรับการปรับเปลี่ยนนั้นไม่ใช่ ที่อยู่ใน Gmail

แต่อยู่ใน Google Keep ไปคิดใช่มั้ย? ฟังดูบ้า ลองทำสิ่งนี้: ดึง เก็บเว็บไซต์ คลิกไอคอนรูปเฟืองที่มุมขวาบน จากนั้นเลือกการตั้งค่า หรือเปิดส่วนที่เทียบเท่าในแอป Keep สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ แล้วมองหาส่วนค่าเริ่มต้นของตัวเตือนในแผงที่ปรากฏขึ้น

คุณไม่มีทางรู้หรอก แต่การตั้งค่าการงีบหลับที่ดูไร้พิษภัยเหล่านั้นยังเชื่อมโยงกับ Gmail ด้วย

ตั้งค่าสำหรับเวลาเช้า บ่าย และเย็นเป็นเวลาที่เหมาะสมกับคุณ จากนั้นคลิกบันทึกบนเว็บไซต์หรือเพียงแค่กลับจากเมนูบนอุปกรณ์เคลื่อนที่

เมื่อเสร็จแล้ว ให้กลับไปที่ Gmail และปิดเสียงข้อความชั่วคราว และแน่นอนว่าคุณจะเห็นเวลาที่กำหนดเองใหม่ปรากฏขึ้นในตัวเลือกเริ่มต้นที่แนะนำ

ทำไมวิธีนี้ถึงได้ผล คุณอาจจะสงสัย? เหตุใดการตั้งค่าจึงไม่แยกออกและพร้อมใช้งานใน Gmail ด้วย มีคำตอบเดียวเท่านั้น: บางครั้ง Google ก็ต้องใช้ Google

6. เปิดใช้งานปุ่มทูอินวันแบบประหยัดขั้นตอน

ฉันไม่รู้เกี่ยวกับคุณ แต่เกือบทุกครั้งที่ฉันตอบกลับบางอย่างในกล่องจดหมายเสร็จ ฉันจะเก็บข้อความเพื่อเอามันออกจากผม Gmail มีโปรแกรมรักษาขั้นตอนที่น่าทึ่งที่ให้คุณดำเนินการทั้งสองอย่าง—ส่งและเก็บ—ในคราวเดียวบนคอมพิวเตอร์ของคุณ สิ่งที่คุณต้องทำคือเปิดใช้งาน

เพียงดูที่ส่วนทั่วไปของการตั้งค่าเว็บไซต์ Gmail จนกว่าคุณจะเห็นตัวเลือกส่งและเก็บถาวร เปลี่ยนการตั้งค่าเป็นแสดงปุ่ม 'ส่งและเก็บถาวร' ในการตอบกลับ ซึ่งเป็นสิ่งที่ไม่ได้เปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น และเมื่อคุณบันทึกออก คุณจะเห็นปุ่มสีน้ำเงินใหม่ที่ดูเก๋ไก๋ ถัดจากปุ่มส่งแบบปกติที่ให้คุณส่ง และเก็บถาวรในขั้นตอนเดียวทุกครั้งที่คุณตอบกลับข้อความ

และเคล็ดลับพิเศษ: เมื่อมองเห็นปุ่มดังกล่าวแล้ว คุณยังสามารถกด Ctrl (หรือ Cmd) และ Enter พร้อมกันเพื่อทริกเกอร์การทำงานเดียวกันได้โดยไม่ต้องใช้เมาส์

7. ให้ Gmail เป็นส่วนตัว

ทุกวันนี้เราทุกคนต่างก็ได้รับข้อความส่วนตัวและจดหมายจำนวนมากปนกัน และในขณะที่ทั้งสองข้อความสามารถถูกกฎหมายและมีค่าได้อย่างสมบูรณ์ แต่ข้อความที่เขียนถึงจริง ๆ แล้ว คุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง มีแนวโน้มว่าเป็นสิ่งที่ต้องการการดูแลอย่างเร่งด่วนที่สุด

Gmail สามารถช่วยจัดเรียงสิ่งของส่วนตัวจากกลุ่ม: เพียงค้นหาตัวเลือกตัวบ่งชี้ระดับส่วนบุคคลภายในแท็บทั่วไปของการตั้งค่าไซต์เดสก์ท็อป เปลี่ยนการตั้งค่าเป็นแสดงตัวบ่งชี้ แล้วคุณจะเริ่มเห็นลูกศรเดี่ยวถัดจากข้อความที่ส่งไปยังที่อยู่ของคุณโดยเฉพาะ (ซึ่งต่างจากที่ส่งไปยังรายการ) และลูกศรคู่ถัดจากข้อความที่ส่ง เท่านั้น กับคุณโดยไม่มีผู้รับอื่นที่เกี่ยวข้อง

8. ขจัดความยุ่งเหยิงของฉลากของคุณออกไป

ป้ายกำกับของ Gmail นั้นไม่ต้องทำอะไรมาก และโอกาสที่ไม่ว่าคุณจะสร้างป้ายกำกับมากี่ป้ายในช่วงหลายปีที่ผ่านมา มีเพียงไม่กี่ป้ายที่คุณโต้ตอบด้วยเป็นประจำ

คุณสามารถทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นอย่างมีความหมายโดยซ่อนป้ายที่คุณไม่ได้ใช้บ่อยและทิ้งตัวเองไว้กับสิ่งที่คุณต้องการเห็นอย่างแท้จริงเท่านั้น เริ่มการล้างข้อมูลโดยคลิกที่แท็บป้ายกำกับในการตั้งค่าของเว็บไซต์ Gmail ที่นั่น คุณจะเห็นรายการป้ายกำกับที่มีอยู่ทั้งหมด พร้อมด้วยความสามารถในการตั้งค่าป้ายกำกับใดๆ ให้ซ่อนอยู่ในทั้งรายการป้ายกำกับ รายการป้ายกำกับที่แสดงขึ้นที่ด้านบนสุดของแถบด้านข้างของ Gmail และรายการข้อความ ซึ่งเป็นรายการตัวเลือกป้ายกำกับที่ปรากฏขึ้นทุกครั้งที่คุณใช้คำสั่งเพื่อเพิ่มป้ายกำกับในแต่ละข้อความ

คุณสามารถเก็บป้ายกำกับที่เข้าถึงได้ไม่บ่อยให้พ้นสายตา เพื่อให้คุณมีพื้นที่ทำงานที่รกน้อยลงและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ซ่อนทุกสิ่งที่คุณไม่ค่อยได้เข้าถึงในสถานที่เหล่านั้น และคุณจะไม่ต้องเสียเวลาดูของฟุ่มเฟือยอีกต่อไป

9. เพิ่มบัฟเฟอร์คาดเดาที่สองของคุณ

Gmail มีคุณลักษณะที่มีประโยชน์อย่างมากที่เรียกว่า Undo Send ซึ่งช่วยให้คุณดึงข้อความกลับมาหลังจากที่คุณได้ส่งไปแล้ว ในกรณีที่คุณรู้ตัวว่าพูดอะไรผิดไปหรือใส่ไฟล์แนบที่ไม่เหมาะสมอย่างร้ายแรงโดยไม่ได้ตั้งใจ โดยค่าเริ่มต้น Undo Send จะให้เวลาคุณเพียงห้าวินาทีในการโทรนั้น ซึ่งไม่มากนัก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเกิดข้อผิดพลาดที่น่าสยดสยอง

ใช้เวลาสองวินาทีตอนนี้เพื่อค้นหาตัวเลือกเลิกทำการส่งในส่วนทั่วไปเดียวกันของการตั้งค่าเดสก์ท็อปของ Gmail และคุณสามารถเพิ่มบัฟเฟอร์ของคุณจากห้าวินาทีเป็น 30 เต็ม มีข้อเสียเล็กน้อยจริง ๆ นอกข้อความของคุณนั่งเพิ่มเติม 25 วินาทีก่อน พวกเขากำลังส่งจริง และมีโลกแห่งการประหยัดใบหน้า

10. ให้ตัวเองเทียบเท่ากับการเลิกทำบนมือถือ

ตัวเลือก Undo Send ที่มีประโยชน์นั้นไม่มีให้ใช้งานในแอป Gmail สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ ด้วยเหตุผลบางประการ แต่คุณสามารถสร้างเครือข่ายความปลอดภัยที่คล้ายคลึงกันสำหรับตัวคุณเองโดยเปิดใช้งานการตั้งค่าการยืนยันของบริการที่นั่น อย่างน้อย หากคุณใช้ Android (ขออภัยเพื่อน iPhone!)

ในแอป Gmail Android ให้แตะไอคอนเมนูสามบรรทัดที่มุมซ้ายบนของหน้าจอกล่องจดหมายหลัก จากนั้นเลือกการตั้งค่า ตามด้วยการตั้งค่าทั่วไป แล้วเลื่อนลงไปจนสุดทางด้านล่างของหน้าจอที่ขึ้นมา คุณจะพบสามตัวเลือกตามค่าเริ่มต้น: ยืนยันก่อนลบ ยืนยันก่อนเก็บถาวร และยืนยันก่อนส่ง

ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากอันสุดท้าย—และช่องใดช่องหนึ่ง หากคุณมีแนวโน้มมาก—และจากนั้นเป็นต้นไป คุณจะได้รับการยืนยันป๊อปอัปเสมอเพื่อให้โอกาสตัวเองเป็นครั้งที่สอง ก่อนที่การกระทำดังกล่าวจะ สมบูรณ์.

หลีกเลี่ยงการส่ง ลบ หรือเก็บถาวรข้อความโดยไม่ได้ตั้งใจบนโทรศัพท์ของคุณด้วยตัวเลือกการยืนยันที่สะดวกของแอป Gmail สำหรับ Android

11. ปรับแต่งทางลัดการปัดเพื่อประหยัดเวลาของ Gmail

ขณะที่เรากำลังพูดถึงแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ของ Gmail ลองนึกถึงสิ่งที่คุณดำเนินการกับข้อความบ่อยที่สุด ไม่ว่าจะเป็นการเก็บถาวร การลบ การทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้วหรือยังไม่ได้อ่าน หรือปิดเสียงเตือนชั่วคราว จากนั้นตั้งค่าปุ่มลัดการเลื่อนของแอปเพื่อให้สอดคล้องกับลำดับความสำคัญเหล่านั้น .

ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการปัดซ้ายบนข้อความในกล่องจดหมายของคุณเพื่อปิดเสียงเตือนชั่วคราวอีเมลและปัดไปทางขวาเพื่อเก็บถาวร หรือคุณอาจต้องการปัดไปทางซ้ายเพื่อสลับข้อความระหว่างอ่านแล้วและยังไม่ได้อ่าน และปัดไปทางขวาเพื่อลบ ไม่ว่าในกรณีใด ท่าทางเหล่านั้นสามารถแสดงถึงคำสั่งที่สะดวกที่สุดสำหรับ คุณ ,หากคุณใช้เวลาในการตั้งค่าให้เหมาะสม

ในแอป Gmail สำหรับ Android ให้มองหาตัวเลือกการปัดนิ้วภายในส่วนการตั้งค่าทั่วไปของการตั้งค่าของแอป บน iOS คุณจะพบชุดตัวเลือกเดียวกันภายในเมนูการตั้งค่าหลักของแอป ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด คุณจะแตะเพียงครั้งเดียวจากการเลือกการกระทำใดๆ ที่คุณต้องการสำหรับการปัดไปทางซ้ายและทางขวา

12. ทำให้ Gmail โป๊น้อยลง

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด คุณลักษณะหนึ่งของ Gmail ที่คุณควรกำจัดออกไปคือนิสัยของบริการที่จะกระตุ้นให้คุณตอบกลับหรือติดตามอีเมลที่ค้างอยู่ในกล่องจดหมายของคุณมาระยะหนึ่งแล้ว บางทีนิสัยนั้นอาจมีประโยชน์สำหรับคุณ—และถ้าเป็นเช่นนั้น เฮ้ มีพลังมากขึ้นสำหรับคุณ—แต่ถ้าคุณมีระเบียบเพียงพอสำหรับตัวคุณเองที่จะรู้ว่าคุณทำอะไรและไม่จำเป็นต้องตอบสนอง มันอาจจะระคายเคืองมากกว่าได้เปรียบ

โชคดีสำหรับผู้ที่ไม่ต้องการปิดมันง่าย คุณจะพบตัวเลือกที่เกี่ยวข้องสองตัวเลือกในแท็บทั่วไปของการตั้งค่าเว็บไซต์ Gmail หนึ่งตัวเลือกสำหรับการกระตุ้นเตือนที่เกี่ยวข้องกับอีเมลที่คุณอาจลืมตอบ และอีกตัวเลือกหนึ่งสำหรับการเตือนเกี่ยวกับอีเมลที่คุณอาจต้องติดตาม ปิดการใช้งานทั้งสองอย่าง พูดเบา ๆ เพื่อวัดผลที่ดีและเตรียมพร้อมสำหรับชีวิตการส่งข้อความอิเล็กทรอนิกส์ที่ปราศจากการเขยิบ

สำหรับความรู้ Google ระดับต่อไปเพิ่มเติม โปรดดูที่ my จดหมายข่าว Android Intelligence .